Эксплуатационные расходы: что это такое и что в них входит

Извлечение доходов из недвижимости – такой же бизнес, как и любой другой. Чтобы он работал бесперебойно, владелец офисного центра заключает договоры с поставщиками услуг, содержит штат сотрудников, несет эксплуатационные расходы (ЭР). Это позволяет поддерживать здание в надлежащем состоянии и выполнять обязательства перед арендодателями.

Что собой представляют эксплуатационные расходы

Арендодатель, управляющий сооружением, несет издержки на его использование, содержание и ремонт. Их совокупность и представляет собой эксплуатационные расходы. Хозяин здания ежемесячно производит множество выплат: за коммунальные услуги, благоустройство территории, обеспечение безопасности и т.д. Данные издержки (прямо или опосредованно) включаются в арендную плату и в большинстве своем ложатся на съемщика недвижимости. Иногда владельцы зданий преувеличивают ЭР, что ведет к дополнительным затратам арендаторов. Понимание структуры эксплуатационных расходов помогает избежать лишних издержек – как арендаторам, так и владельцам офисного здания.

Состав эксплуатационных расходов

Затраты на содержание здания делятся на две базовые категории: фиксированные расходы и издержки переменной величины.

В первую группу входят ЭР, размер которых не зависит от объема полученных услуг или выполненных работ. Сюда относятся страховые выплаты, налоги, зарплаты сотрудникам бизнес-центра, его аренда (если арендодатель не является собственником). Скалькулировать постоянные ЭР просто, поскольку они неизменны.

Переменные ЭР колеблются в зависимости от обстоятельств. Например, зимой затраты на отопление выше, чем осенью, а летом они и вовсе отсутствуют. В периоды повышенной посещаемости офисов – взлетают затраты на клининг и могут потребоваться дополнительные издержки на обеспечение безопасности. Иногда возникает потребность в ремонтах, стоимость которых от месяца к месяцу тоже разная. Администрирование и учёт переменных расходов – задача непростая.

Классификация ЭР

С точки зрения арендатора эксплуатационные расходы делятся на два вида: основные и косвенные. В основные входит собственно арендная плата, затраты на коммунальные услуги, ремонт и текущее обслуживание. К косвенным издержкам относят оплату физической охраны и видеонаблюдения, уборки помещений, доступа в Интернет и т.д. В зависимости от правил офисного центра, состав (и порядок оплаты) основных и косвенных затрат отличается.

Для арендодателей список ключевых ЭР выглядит следующим образом:

• эксплуатация инженерных систем и оборудования объекта;
• регулярная профилактика инженерной инфраструктуры;
• косметические ремонты офисного центра;
• плановые ремонты в соответствии с регламентом;
• экстренные ремонты инженерных систем и инфраструктуры;
• оплата управляющей компании;
• административные расходы, включая зарплату обслуживающему персоналу;
• уборка помещений и благоустройство прилегающей территории;
• издержки на обеспечение безопасности.

В действительности перечень ЭР типичного офисного центра шире и может варьироваться в зависимости от специфики объекта.

Планирование эксплуатационных расходов

Эффективное бюджетирование ЭР позволяет арендодателю оптимизировать издержки и обеспечить стабильное функционирование офисного центра. Хороший план помогает гармонично распределять ресурсы, избегать кассовых разрывов и авральных действий. Особое внимание в ходе планирования ЭР обращается на пять базовых аспектов.

Расходы на оплату труда

Важное место в бюджетировании затрат на персонал занимает анализ информации о текущих издержках. На его основе (а также оценке эффективности работы персонала) менеджмент определяет будущие цели, под выполнение которых корректируется фонд оплаты труда. Затем составляется ресурсный бюджет с указанием объектов расхода и, наконец – номинальный бюджет, в котором фигурируют конкретные денежные суммы. Если планирование правильное, в период действия плана руководству остается контролировать выполнение бюджета оплаты труда.

Социальные отчисления

Планирование затрат на социальные нужды в офисном центре происходит так же, как в большинстве организаций. По законодательству РФ стандартный объем отчислений во внебюджетные фонды (пенсионный, социального и медицинского страхования) составляет 30% зарплаты до удержания НДФЛ. Обычно социальные отчисления планируются исходя из этой цифры. Иногда есть возможность применить льготные ставки страхования.

Расходы на материалы

Для бизнес-центра такие издержки делятся на две группы. Во-первых, это затраты на материалы разового использования, во-вторых, покупка оборудования и механизмов длительного применения. Стоимость расходных материалов включается в арендную плату. Расходы на предметы длительного пользования (мебель или, например, кондиционеры) обычно не учитываются в стоимости аренды. Правда, это не жесткое правило: менеджмент бизнес-центров действует по-разному

Траты на коммунальные услуги

Арендная ставка может включать в себя коммунальные услуги или же арендатор оплачивает их отдельно – с учетом фактически потребленного электричества, воды и т.д. В первом случае расходы арендодателя квалифицируются как операционные. При втором варианте бизнес-центр выступает посредником между съемщиком недвижимости и предприятием ЖКХ. Указанные особенности учитываются при планировании.

Амортизационные отчисления

Износ материальных активов арендодателя учитывается в арендной ставке, а также в отчетности. Для расчета амортизации выработан целый ряд методов. Какой именно использовать – выбор менеджеров конкретного офисного центра. Зачастую амортизационные отчисления из арендной платы наполняют резервный фонд. Он предназначен для экстренного финансирования ремонтов и срочной покупки сломавшегося оборудования.

Как арендодатели искусственно увеличивают траты

Как видно из приведенной информации, у арендодателей имеется широкий выбор схем формирования ставки аренды. К сожалению, некоторые бизнес-центры используют обилие вариантов для завышения арендной платы. В определенной степени этому способствует отечественное законодательство. Оно не предусматривает обязательное раскрытие ЭР арендодателем, поскольку данные сведения могут представлять коммерческую тайну.

Благодаря этому хозяева офисных центров иногда преувеличивают траты, связанные с ЭР и, как следствие, завышают ставку аренды. С этой же целью на съемщиков перекладываются расходы, которые должен нести арендодатель. Типичные примеры – обустройство велопарковки, уборка территории к празднику, прокладка дополнительных телекоммуникационных линий. Иногда в стоимость аренды включаются налоги хозяина недвижимости, что противоречит законодательству. Однако в отсутствие доступа к отчетности по ЭР, бороться с подобной практикой сложно.

Что такое система Open Book и как она работает

Надежду на ликвидацию злоупотреблений со стороны арендодателей, связанных с завышением ЭР, дает популяризация в РФ системы Open Book. Речь идет о западном стандарте расчета эксплуатационных расходов, который подразумевает их прозрачность. Сегодня Open Book получила распространение в престижных бизнес-центрах класса А и В+. Компании, арендующие здесь офисы, платят немалые деньги и склонны требовать опцию Open Book как обязательную.

Суть системы Open Book заключается в том, что при формировании счетов арендодатель опирается только на фактически понесенные затраты. Арендатор, в свою очередь, имеет возможность проверить цифры и удостовериться, что бизнес-центр не завышает свои ЭР. При грамотном подходе хозяин недвижимости в рамках использования Open Book иногда может сэкономить на налогах. Если система войдет в практику офисных центров бюджетного класса, прозрачность формирования арендной ставки повысится и для небольших фирм.

Советы при заключении договора аренды

Пока же среднему арендатору приходится уповать на порядочность бизнес-центра и соблюдать правила осторожности. Перед подписанием договора аренды уместно провести ряд проверок и уточнений:

• убедиться, что ЭР четко отражены в договоре, а все перечисленные в нем виды – правомерны;
• вникнуть в порядок расчетов с арендодателем, убедившись, что их правила не кабальные;
• запросить возможность доступа к сметам и отчетам арендодателя, касающихся его ЭР;
• проверить, не заложена ли в договоре индексация арендной платы в связи с инфляцией или другими факторами;
• выяснить ответственность арендатора при досрочном расторжении договора аренды по его инициативе.

При обнаружении в тексте спорных или неприемлемых пунктов – уместно настоять на их изменении. В будущем это может уберечь арендатора от немалых расходов или помочь в юридическом споре, если дело дойдет до суда.